【1分間プレゼン12】これじゃあ絶対伝わらない。プレゼンにおける三大ダメ資料

公開日時:2016-05-31 13:02:44  
カテゴリ:ピックアップ/はたらく

下地寛也(しもじ かんや) 1969 年生まれ。コクヨファ二チャー株式会社 [コクヨの研修]スキルパーク シニアトレーナー。 千葉大学工学部工業意匠学科卒。オフイスインテリアデザイン設計米国インテリア設計事務所留学、働く環境と従業員の行動(創造性、コミュ二ケーション、場のあり方等)に関する分析・研究などの業務に従事したのち、 2003 年より、現職にて企業変革コンサルティング、人材育成・教育研修を担当。著書に『会議がうまくいくたった3つの方法』(KADOKAWA中経出版)がある。
下地寛也(しもじ かんや) 1969 年生まれ。コクヨファ二チャー株式会社 [コクヨの研修]スキルパーク シニアトレーナー。 千葉大学工学部工業意匠学科卒。オフイスインテリアデザイン設計米国インテリア設計事務所留学、働く環境と従業員の行動(創造性、コミュ二ケーション、場のあり方等)に関する分析・研究などの業務に従事したのち、 2003 年より、現職にて企業変革コンサルティング、人材育成・教育研修を担当。著書に『会議がうまくいくたった3つの方法』(KADOKAWA中経出版)がある。
『コクヨの1分間プレゼンテーション』(KADOKAWA/中経出版)
『コクヨの1分間プレゼンテーション』(KADOKAWA/中経出版)
【三大ダメ資料】 (1)目線が泳ぐ資料(どこを説明しているのか見失う) (2)盛り込みすぎ資料(いろいろ書いてあって理解できない) (3)驚かせすぎ資料(色やアニメーションが多すぎ)
【三大ダメ資料】 (1)目線が泳ぐ資料(どこを説明しているのか見失う) (2)盛り込みすぎ資料(いろいろ書いてあって理解できない) (3)驚かせすぎ資料(色やアニメーションが多すぎ)
プレゼンを聴いていて、プレゼンターが資料のどの部分について説明しているのか見失うという経験はないでしょうか。左下の表の説明かと思ったら、急に右上のグラフの話になっていた、下手をすると前のページに戻っていた、なんてこともあります。
プレゼンを聴いていて、プレゼンターが資料のどの部分について説明しているのか見失うという経験はないでしょうか。左下の表の説明かと思ったら、急に右上のグラフの話になっていた、下手をすると前のページに戻っていた、なんてこともあります。
小さい文字で、とにかく何でもかんでも情報が入っているのが「盛り込みすぎ資料」です。様々なことを調べ上げてトコトン細かく分析し、全てを資料に盛り込んだ力作です。たしかに時間をかけて考えてくれたことは理解できますが、何が言いたいのかは伝わりません。
小さい文字で、とにかく何でもかんでも情報が入っているのが「盛り込みすぎ資料」です。様々なことを調べ上げてトコトン細かく分析し、全てを資料に盛り込んだ力作です。たしかに時間をかけて考えてくれたことは理解できますが、何が言いたいのかは伝わりません。
「書体はもっとポップにした方がいいかな」「ここは強調したいから赤を使おう」「アニメーション効果で文字がウィ〜ンと動くようにしよう!」……結果...
「書体はもっとポップにした方がいいかな」「ここは強調したいから赤を使おう」「アニメーション効果で文字がウィ〜ンと動くようにしよう!」……結果...
3つのダメ資料拡大
3つのダメ資料拡大
 こんにちは。[コクヨの研修]スキルパーク、シニアトレーナーの下地寛也(しもじかんや)です。

 今回は、プレゼンの「資料づくり」について取り上げます。 仕事柄、多くの人のプレゼン資料に目を通す機会があるのですが、「この資料では伝わらないなあ」と感じる資料はたいてい次の3タイプに分かれます。

 (1) 目線が泳ぐ資料(どこを説明しているのか見失う)

 (2) 盛り込みすぎ資料(いろいろ書いてあって理解できない)

 (3) 驚かせすぎ資料(色やアニメーションが多すぎ)

 それぞれどんな資料なのか、そうならないための方法も含めて、順番に見ていきましょう。

◆目線が泳ぐ資料

 プレゼンを聴いていて、プレゼンターが資料のどの部分について説明しているのか見失うという経験はないでしょうか。左下の表の説明かと思ったら、急に右上のグラフの話になっていた、下手をすると前のページに戻っていた、なんてこともあります。

 これが、「目線が泳ぐ資料」です。上司から「えっと、今どこを説明しているんだっけ?」と聞かれてしまう場合はこのパターンです。

 どうしてこんなことになってしまうのか。それは、話の流れ(シナリオ)よりも資料を先に作ってしまうことが大きな原因です。以前にもお話しましたが、プレゼンでは先にシナリオを考え、そのあとで資料を準備するのが鉄則です。必要な情報をパワーポイント上に仮置きしておくのはいいですが、何を言うのかを決めてから資料づくりは始めましょう。

◆盛り込みすぎ資料

 小さい文字で、とにかく何でもかんでも情報が入っているのが「盛り込みすぎ資料」です。様々なことを調べ上げてトコトン細かく分析し、全てを資料に盛り込んだ力作です。たしかに時間をかけて考えてくれたことは理解できますが、何が言いたいのかは伝わりません。

 この原因は主に2つあると思われます。ひとつは、質疑応答でいろいろ聞かれるのが怖いため、「念のためあれも入れておこう」「やっぱりこれも入れておこう」と情報がどんどん増えてしまうパターン。もうひとつは、チームのメンバーで分担して資料をつくったとき、若手メンバーの仕上げてきた内容がたとえ本筋から少し外れていたとしても、「あいつ遅くまでがんばっていたからな」とつい情けをかけて、リーダーがそれを採用してしまうというパターンです(実はこれ、よくあります)。

 細かい情報や枝葉の内容は、プレゼンとは別に「参考資料」をつくり、そこに入れるようにしましょう。

(次ページ「驚かせすぎ資料」とは)

◆驚かせすぎ資料

 パワーポイントには見栄えを良くするためのさまざまな機能があります。すると、ついこう思ってしまうのでしょう。

 「書体はもっとポップにした方がいいかな」「ここは強調したいから赤を使おう」「アニメーション効果で文字がウィ〜ンと動くようにしよう!」……。

 結果、爆発マークが1ページにいくつもあったり、すべての文章に「!(ビックリマーク)」がついていたり。「どこまで驚かせたいの?」という資料が、今でもたまにあります。

 色は使いすぎるとどこが大切なのかわからなくなります。書体もたくさん使うと素人っぽくなります。アニメーション効果をいろいろ使っても見ている人は「スゴイ!」なんて思いません。パワポの演出でスゴイと思わせるより、内容でスゴイと驚かせるようにしてください。
<下地寛也>